Protocollen

Protocol Individueel klachtrecht medewerkers

Ons uitgangspunt bij conflicten: probeer er in onderling overleg uit te komen. Je bent zelf verantwoordelijk voor het bespreken van problemen op je werk. Wacht niet met het uiten van je boosheid, teleurstelling of frustratie. Hoe langer je wacht, des te lastiger is het om opbouwend met elkaar te praten. De ervaring leert dat conflicten groter worden naarmate gewacht wordt met het uitspreken ervan. Laat je boosheid of frustratie niet tot een kookpunt komen, maar trek in een vroeg stadium aan de bel. Durf of kun je het conflict niet met de persoon bespreken waarmee je in conflict bent? Ga dan naar je leidinggevende. Hij kan meestal bemiddelen of een oplossing bedenken. Heb je een conflict met je leidinggevende? Stap dan naar je hogere leidinggevende of vraag advies aan de
P&O-functionaris van de regio.

Dit protocol gaat over de volgende drie soorten klachten:

• Klachten over arbeid bijvoorbeeld over de werkzaamheden die je moet verrichten.
• Klachten over arbeidsvoorwaarden  bijvoorbeeld over toepassing van CAO-bepalingen of het niet nagekomen van afspraken uit functioneringsgesprekken.
• Klachten over arbeidsomstandigheden bijvoorbeeld over de inrichting van je werkplek, het gebruik van hulpmiddelen, de sfeer tussen en communicatie met collega’s en leidinggevenden en de contacten met belangenbehartigers van cliënten.

“Je klacht wordt altijd zorgvuldig behandeld. Je klacht wordt niet opgenomen in je personeelsdossier,
behalve als je hier uitdrukkelijk om vraagt.”
Stappenplan klachten:

Er is een meningsverschil met collega, leidinggevende of organisatie.

• Praat erover en probeer een oplossing te vinden. De regionale P&O-functionaris kan je hierbij  adviseren.
• Geen oplossing? Ga naar je (hogere) leidinggevende. Hij probeert via hoor en wederhoor te bemiddelen en een oplossing te vinden.
• Nog geen oplossing? Bespreek je klacht met de ambtelijk secretaris.
• Nog geen oplossing? Dien via ambtelijk secretaris schriftelijk een officiële klacht in bij klachtencommissie. Binnen 10 werkdagen ontvang je een brief met uitleg over het vervolg.
• Als de klachtencommissie de klacht in behandeling neemt, volgt een hoorzitting waarin alle partijen (en soms nog enkele deskundigen) gehoord worden.
• Binnen 6 weken na de hoorzitting ontvang je het advies van de klachtencommissie.
• Binnen 1 maand na advies van klachtencommissie neemtde RvB een besluit.

Protocol grensoverschrijdend gedrag:

Eerlijk is eerlijk: het is lastig aan te geven wanneer er sprake is van gedrag

dat een grens overschrijdt. Een bemoedigend klopje op de schouder moet kunnen, toch? Maar een complimenteus tikje op de onderrug? Of een grapje over iemands werkhouding tijdens een teamoverleg? Of het starten van een roddel over iemands seksuele geaardheid? In dit protocol lees je wat je kunt doen om grensoverschrijdend gedrag te voorkomen of als een collega een grens overschrijdt.

Belangrijk om te weten:  bij grensoverschrijdend gedrag gaat het er altijd om hoe jij een bepaalde bejegening, actie of opmerking ervaart. Grensoverschrijdend gedrag kan leiden tot een onaangename werksituatie. Een werksituatie waarin jij soms minder mogelijkheden of voordelen krijgt dan een ander. Of dat aan die voordelen voorwaarden gekoppeld worden: “Als jij dit doet, dan krijg je van mij dat.” In het ergste geval vermindert dit jouw arbeidsprestatie of ben je veel vaker ‘ziek’ dan nodig. Voorbeelden van grensoverschrijdend gedrag zijn:
Pesten, negeren, roddelen je werk wordt onmogelijk gemaakt of het creëert een onaangename werksituatie voor jou.

Agressie en geweld (fysiek en psychisch)
zoals treiteren, schelden, gooien met voorwerpen en slaan.

Discriminatie
op basis van geloof, levensovertuiging, seksuele geaardheid, ras, sekse, politieke gezindheid, huidskleur, uiterlijk of anderszins (artikel 1 van de Grondwet).

Seksuele intimidatie zoals het maken van (on)dubbelzinnige mondelinge of schriftelijke
(e-mail) opmerkingen, handtastelijkheden en aanranding. Seksuele intimidatie hoeft niet per se op het werk plaats te vinden. Het kan bijvoorbeeld ook gebeuren tijdens een personeelsfeestje of als je carpoolt na een vergadering.

Welke stappen zet je?
Fase 1: melden/bespreken

Ervaar je grensoverschrijdend gedrag? Bespreek het met de betreffende persoon. Lukt dit niet? Ga naar je leidinggevende. Gaat het juist om je leidinggevende? Neem contact op met de hoger leidinggevende. De leidinggevende gaat binnen 48 uur een gesprek met je aan. Twee opties:
- Probleem opgelost geen verdere stappen.
- Probleem niet opgelost dan schakelt je (hoger) leidinggevende de kwaliteitsfunctionarissen van Philadelphia in. Hierna volgt een intern onderzoek (fase 2).
Goed te weten: je kunt zonodig ook contact opnemen met:
1. Opvangteam schokkende gebeurtenissen.
2. De externe vertrouwenspersoon en/of een andere deskundigen (bedrijfsarts, etc.).
3. Politie of justitie g bij ernstige zaken.

Fase 2: intern onderzoek

Is het probleem niet opgelost, nadat je met je leidinggevende hebt gesproken? Dan kan de leidinggevende een intern onderzoek laten starten door twee kwaliteitsfunctionarissen. Vindt de leidinggevende dit onderzoek niet noodzakelijk, maar jij wel? Stuur dan een brief
naar de hogere leidinggevende. De kwaliteitsfunctionarissen spreken alle relevante betrokkenen. Ook kunnen deze functionarissen externen raadplegen, zoals de arbodienst.
Binnen tien werkdagen brengen de kwaliteitsfunctionarissen verslag uit aan de leidinggevende.
Hierin staat of het wel/niet om grensoverschrijdend gedrag gaat. De kwaliteits- functionarissen kunnen adviseren over vervolgstappen. De leidinggevende bespreekt het onderzoeksverslag met betrokkenen en deelt zijn besluit schriftelijk mee aan alle betrokkenen.

Fase 3: externe klachtencommissie

Is je klacht ook door het interne onderzoek niet opgelost? Dan kun je een klacht indienen bij de externe klachtencommissie, tot drie jaar na het voorval. De klachtenregeling beschrijft hoe je een klacht moet indienen. In ieder geval schriftelijk bij de ambtelijk secretaris. Deze kan je helpen bij het op papier zetten van je klacht. Als de klachtencommissie je klacht in behandeling neemt, nodigt zij alle betrokkenen uit voor een hoorzitting. De vertrouwenspersoon staat je desgewenst bij. Jij en de beklaagde worden niet in elkaars aanwezigheid gehoord.

Vertrouwenspersonen

De vertrouwenspersonen zijn beschikbaar wanneer je een klacht niet intern kunt
bespreken. De vertrouwenspersonen werken onafhankelijk en hebben een geheimhoudingsplicht.
Zij adviseren over welke stappen je kunt nemen. Zij regelen geen zaken binnen de organisatie en hebben ook geen bemiddelende rol. Wel kunnen ze de RvB informeren over trends die hen opvallen.

Protocol vrijwilligers:

Binnen Philadelphia zijn veel vrijwilligers actief. Aan de ene kant ondersteunen zij ons in onze dienstverlening. Aan de andere kant functioneren zij ook als schakel tussen Philadelphia en de

samenleving. Philadelphia koestert vrijwilligers. Daarom willen we zaken met hen goed regelen en misverstanden voorkomen.Veel vrijwilligers zetten zich in voor onze cliënten. Vaak voor duidelijke en afgebakende activiteiten. Maar soms is de scheidslijn tussen en werkzaamheden van een medewerker en een vrijwilliger dun. Maak daarom heldere afspraken over bijvoorbeeld de te verrichten activiteiten en de tijden. Hieronder een basaal overzicht van wat een vrijwilliger wel en niet mag doen.
Wat mag een vrijwilliger in grote lijnen?

Wel doen

Gezellig winkelen/koffiedrinken/knutselen/etc.
Meehelpen de kamer van cliënt opruimen
Cliënt naar activiteiten of kerk brengen
Mee gaan zwemmen
Krant voorlezen

Niet doen

Alle ADL-werkzaamheden (aankleden,eten e.d)
Alle verpleegkundige handelingen
Alle verzorgende handelingen
Alle geldzaken
Activiteiten die niet zijn overlegd met locatie

 “Vrijwilligers hebben rechten, maar ook plichten.
Ook vrijwilligers moeten afspraken nakomen en handelen volgens
beleid, richtlijnen en gedragscode van Philadelphia.

Verzekering van vrijwilligers

Philadelphia sluit voor vrijwilligers een aansprakelijkheidsverzekering af. Deze verzekering dekt de schade die een vrijwilliger in het vrijwilligerswerk aan derden toebrengt, tenzij er sprake is van
opzet, grove schuld of ernstige nalatigheid. Materiële schade die door een cliënt aan de vrijwilliger is
toegebracht en die redelijkerwijs niet voorkomen kon worden, wordt door Philadelphia vergoed op overeenkomstigewijze als voor de medewerkers van Philadelphia geregeld is. Daarnaast sluitPhiladelphia ook een ongevallenverzekering af.

Fact

• Aantal cliënten: ruim 8000
• Aantal medewerkers: ruim 8200

Hoe kom je aan vrijwilligers?

• Via eigen netwerk
• Via vrijwilligersorganisaties
• Via vacaturebanken voor vrijwilligers