Wat is een functioneringsgesprek?
Aandacht voor het functioneren van de medewerker wordt zowel op informele als op formele manier gegeven. Informeel gebeurt dit tijdens het dagelijks werk en formeel tijdens het formele functioneringsgesprek tussen de medewerker en de leidinggevende. Dit formele gesprek vindt minimaal één maal per jaar plaats.
Het functioneringsgesprek gaat in de eerste plaats over hoe de medewerker het werk heeft gedaan de afgelopen periode. De resultaten die de medewerker heeft geboekt worden besproken en de kwaliteit van de diensten die zijn verleend. Ook is het gesprek bedoeld gezamenlijk na te gaan of er mogelijke belemmeringen zijn die het functioneren van de medewerker nu en in de toekomst in de weg staan.
Het functioneringsgesprek gaat in de eerste plaats over hoe de medewerker het werk heeft gedaan de afgelopen periode. De resultaten die de medewerker heeft geboekt worden besproken en de kwaliteit van de diensten die zijn verleend. Ook is het gesprek bedoeld gezamenlijk na te gaan of er mogelijke belemmeringen zijn die het functioneren van de medewerker nu en in de toekomst in de weg staan.
Er is aandacht voor het afstemmen van wensen/doelen van de medewerker op de doelen van de organisatie. Voor de geconstateerde wensen en knelpunten worden gezamenlijk oplossingen bedacht en afspraken gemaakt.
Het is van belang dat de medewerker zich zo goed mogelijk kan ontplooien en in de organisatie zo goed mogelijk kan functioneren.
De leidinggevende neemt het initiatief tot dit gesprek, maar de medewerker kan ook zelf om een functioneringsgesprek vragen.
Kort samengevat:
Het functioneringsgesprek is een regelmatig terugkerend gesprek (minimaal 1x per jaar) tussen de medewerker en de leidinggevende met als doel om wederzijdse verwachtingen te bespreken en te komen tot concrete afspraken over onderwerpen zoals: functioneren van de medewerker, inhoud van het werk, arbeidsomstandigheden, samenwerking, communicatie, competenties, professionele ontwikkeling, begeleiding door de leidinggevende.
Voorbereiding functioneringsgesprek
Een goede voorbereiding op het gesprek door de leidinggevende en de medewerker is van belang.
- attendeert de medewerker minimaal twee weken van tevoren op het gesprek.
- draagt er zorg voor dat hij/zij een duidelijk beeld heeft van het functioneren en de ontwikkeling van de medewerker door bijvoorbeeld: regelmatig overleg met de medewerker, feedback van anderen, verslagen van eerdere functioneringsgesprekken.
- wisselt zo’n twee dagen van tevoren de gespreksonderwerpen uit met de medewerker, zodat beiden de agenda kennen.
De medewerker:
- verzamelt zoveel mogelijk resultaten van het werk, loopt de afgelopen periode nog eens door om te zien bij welke activiteiten hij betrokken was?
- leest de eerdere verslagen van functioneringsgesprekken door. Gaat na in hoeverre doelen zijn behaald en afspraken zijn nagekomen en wat onveranderd is gebleven?
- gaat na wat zijn aandeel is geweest bij elke activiteit, welke bijdrage er is geleverd.
- benoemt activiteiten of werkzaamheden die minder succesvol waren en bedenkt verbeterpunten.
- bedenkt wat doelen zijn: voor toekomstig loopbaan, persoonlijke leerdoelen.
- denkt na over haalbare wensen. Wensen op het gebied van training, coaching, cursussen etc.
- stelt aan de hand van de voorgaande punten een agenda op voor het functioneringsgesprek.
o Bedenk:
niemand is perfect en van fouten kun je leren. Het functioneringsgesprek kan hier goede aanknopingspunten voor bieden.
niemand is perfect en van fouten kun je leren. Het functioneringsgesprek kan hier goede aanknopingspunten voor bieden.
Gesprekspunten?
Het gesprek wordt gevoerd aan de hand van de agenda waarbij tenminste de volgende onderwerpen worden besproken:
- evaluatie afspraken vorig functioneringsgesprek (+ afspraken over de persoonlijke ontwikkeling)
- het functioneren in relatie tot de functiebeschrijving en het competentieprofiel
- functie-inhoud, functievervulling, resultaten, competenties
- ondersteuning door de leidinggevende
- samenwerking binnen en buiten het team
- omstandigheden die het functioneren beïnvloeden, denk aan arbeidsomstandigheden, belastbaarheid, gezondheid, kinderopvang, werk, privé, levensfase,seniorenregelingen
- samenvatting knelpunten en mogelijke oplossingen t.a.v. de vorige punten
- te stellen doelen t.a.v. de gesignaleerde knelpunten/wensen
- afspraken over loopbaanplannen, professionele ontwikkeling.
Maak van te voren afspraken wie het verslag van het functioneringsgesprek schrijft:in principe schrijft de leidinggevende het verslag, tenzij wordt afgesproken dat de medewerker het verslag schrijft. Wanneer beide partijen het met het verslag eens zijn dan wordt het door beiden voor akkoord getekend.
Het verslag wordt in het werkdossier van de medewerker bewaard,
onder de geldende privacynormen.
Dit werkdossier is toegankelijk voor de medewerker en de leidinggevende.
Bezwaar
Als de medewerker of leidinggevenden niet akkoord is met het verslag van het gesprek, wordt of het verslag bijgesteld of een schriftelijke, door betrokkenen (medewerker en leidinggevende) ondertekende (voor gezien), toelichting bij het verslag gevoegd.
Afspraken?
Het resultaat van een functioneringsgesprek is dat concrete afspraken tussen de medewerker en leidinggevende worden gemaakt en vastgelegd. Het gaat om afspraken die het functioneren van beiden verbeteren; denk aan afspraken over samenwerking of verbetering van te leveren diensten, maar ook over ontwikkeling, studie/opleiding, en doorgroei.
Evaluatie?
- Evaluatiemomenten worden afgesproken en vastgelegd.
- Evaluatie vindt plaats aan de hand van de afspraken die zijn gemaakt en vastgelegd in het verslag van het functioneringsgesprek.
- Minimaal 1 x per jaar, in het volgend functioneringsgesprek, wordt besproken of alles volgens plan verloopt, wat het resultaat is van de gemaakte afspraken en welke nieuwe afspraken nodig zijn.
